集团费用报销管理制度.pdf

集团公司集团公司集团公司集团公司 费用报销管理制度费用报销管理制度费用报销管理制度费用报销管理制度 1 目的与适用范围 1.1 目的 为进一步规范和完善 集团公司 费用报销管理制度 ，加强费用控制 ，简 化审批程序 ，适应管理需要 ，特制定本制度 。 1.2 适用范围 本制度适用 于各类行政管理费用 。主要包括交际费 、差旅费 、交 通费 、通讯费 、车辆费 、培训费 、会议费等 。本制度适用于集团公司 ，各子公司 、 分公司 根据本单位实际情况 ，参照 本制度的费用报销标准 ，拟定本单位的费用报 销制度 ，并报集团财务部 审批后执行 。 2 职责 2.1 费用经办人 对费用 实际 发生前需经审批后方能发生的费用 ，应事先履行业 务办理审批程序 ，按审批结果办理相关 业务 ；应在费用发生过程中自觉控制 、压 缩费用 ，提供记载费用真实发生的合法 、有效单据 ；费用发生后按本规定履行费 用报销审批程序并提供审批记录 ，对单据的真实性 、审批程序记录的真实性负责 。 2.2 各部门负责人 在部门工作安排中主动控制 、压缩费用 ，对本部门的各项费 用的必要性 、合理性负责 ，对本部门总体费用水平的合理性负责 。 2.3 财务部会计 负责审核所有报销凭证合法性 、金额数字的准确性 、费用标准 是否符合公司的有关规定 。 2.4 财务部出纳 负责审查付款手续的完备 、负责正确付款 ，对审批手续不全 、 对金额和收款人不明确的单据不予付款 。 2.5 财务部 负责 人维护本规定的正常 执行 ，审核 付款 ，组织费用报销工作和信 息通报工作 。 2.6 财务总监 对重大开支发表意见 ，审核非例常费用 、对外捐款及预算外费用 。 2.7 分管领导 审核或批准例常性 开支及 批准 小额非例常性费用 ，确认这些费用 发生的必要性和合理性 。 2.8 集团总经理 批准较高费用 和资产购置开支 以及对外捐款和预算外费用 ，具 有立项权和否决权 。 3 方法和过程控制 3.1 总则总则总则总则 3.1.1 集团公司 费用本着以下原则进行管理 rhombus6 从严控制原则 。从工作需要出发 ，厉行节约 ，从严控制 ，在合理前提下争取 费用最低 ； rhombus6 责任明确原则 。集团公司各职能部门第一负责人是部门费 用的决策者和责任 人，对本部门发生费用的真实性 、必要性和总体费用水平负责 ，部门第一负 责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明 ，且 作为各职能部门第一负责人年度绩效考核的重要指标之一 ； rhombus6 受益者承担费用原则 。如果费用 经办人不 是费用的受益 人，则此项费用归属 于受益人 部门 名下 。此项原则适用于集团公司 各职能部门之间 。 3.2 集团公司费用管理方式集团公司费用管理方式集团公司费用管理方式集团公司费用管理方式 3.2.1 分项核算分项核算分项核算分项核算 、、、 、总体考核 总体考核总体考核总体考核 。。。 。 3.2.1.1 集团公司 按年度考核每个部门的职能运行总费用 。集团公司 财务部在费 用发生时 ，按照费用类别分项 归集到 受益部门名下 。 3.2.1.3 集团公司 每项费用均 由一个职能部门负责统筹管理 ，当某项费用发生 时，如不能直接确定到受益单位 ，则归属在该分管部门的职能分管费用内 。 3.2.2 年度预算计划年度预算计划年度预算计划年度预算计划 年初各职能部门编制本部门费用 、职能分管费用支出计划 ，经财务部审核 ， 分管领导审核 ，报集团总经理批准 。部门职能总费用应控制在预算费用之内 ，如 果突破年度预算 ，部门应报专题费用报告经总经理审批确定 。部门预算总费用中 的非例常项目 ，于预算报批时应附专项说明 ，于实际发生时仍应事前 书写 专题报 告，按程序报批 。 集团公司 将逐步开展全面预算管理工作 ，在未能编制 年度费用预 算前，由各 职能部门 于本季度最后一个月 10 日前 编制 下一 季度 每个月 费用计划 ，经财务部 审核 ，分管领导审核 ，报集团总经理批准 。 对年中实际发生的预算外 、计划外 事项需新增的费用 ，由各职能部门 在业务 办理前 编制预算外事项的费用 计划 ，经财务部审核 ，分管领导审核 ，报集团总经 理批准 。 3.2.3 费用控制方法费用控制方法费用控制方法费用控制方法 限额控制 确定明确的单项费用报销标准 ，如交际应酬费 、差旅费 、通 讯费 、交通费等 ，单项费用的发生不得超出规定的标准 ； 程序控制 根据费用项目和费用发生额 ，确定相应的审批程序 ； 台帐制度 各部门费用报销人员应对经常发生的大额费用支出建立台帐 制度 ，使其直观反映付款进度和年度支出情况 ，如公司 上市 费、新项目考察费 、 交际 应酬费 等。 3.2.4 及时通报制度及时通报制度及时通报制度及时通报制度 。。。 。 财务部每月 按费用类别 将各职能 部门 运行费用支出明细情况进行通报 。 3.3 费用报销标准和程序费用报销标准和程序费用报销标准和程序费用报销标准和程序 3.3.1 交际应酬费交际应酬费交际应酬费交际应酬费 3.3.1.1 交际费用包括对外接待费用 、部门活动费用 、部门加班餐费等 （不含食 堂工作午餐 ）。具体包含交际 住宿安排 、接待用餐 、文娱活动 、赠送礼品等 。 3.3.1.2 交际应酬费的使用应以 “厉行节约 ，合理开支 ，严格控制 ，超标自负 ” 为原则 。 3.3.1.3 业务招待坚持对口接待的原则 。下属 子公司 、分公司 总经理级 领导 ， 由 办公室统一安排接待 ；下属 子公司 、分公司部门负责人 及一般工作人员 ， 由集团 公司对口职能部 门与办公室会商后安排接待 ；外部单位 一般 人员 ，由集团 公司对 口职 能部 门或业务部门安排接待 ，外部单位重要领导应与办公室会商接待 。 3.3.1.4 业务招待陪同人员坚持对口陪同的原则 。招待 子公司 、分公司总经理级 领导 ，由集团 公司 高管成员 、办公室或相关部室负责人陪同 ；招待 子公司 、分公 司部门负责人 ，一般由一至二名 集团 公司领导和对口职能部 门负责人陪同 ；招待 子公司 、分公司 一般工作人员 ，一般由对口职能部 门负责人与相关人员陪同 。确 因工作需要招待重要客人 ，各相关部门可请分管领导出席 。 各类业务招待 ，接待部门应适当从紧控制陪同人员 ，陪同人员一般不应超 过需接待人员的 3 倍。若需接待人员为 1 人，3 倍的陪同人员数量限制可以有所 放宽 ，但最多不能超过 6 倍。陪同人数 超过 3 倍必须 事先 经分管领导 批准 ，该书 面批准 文件 作为费用报销必备附件 。 3.3.1.5 接待标准 3.3.1.6 交际应酬费严格实行预算计划额度控制 和事前审批制度 ，各部门突破 预算 总额 指标 或费用计划总额 、单次招待标准 后的支出应报集团总经理批准 。各 部门 执行交际业务前 ，应填写 业务招待费申请单 ， 经部门负责人签字后报办 项 目 接待 对象 接待 最高 标准 备注 住房标准 本市 的外单位客 人 原则上不安排住房 非本市 的外单位 客人 由客人自理的应按客人的要 求安排 公司安排单间或套房的由办 公室报领导批准 集团公司高管 成 员及子公司 、分 公司总经理级领 导 协议四星级酒店 集团公司 、子公 司、分公司 部门 领导及一般工作 人员 原则上住员工宿舍 ，如需安排 单间或套房的 ，按快捷酒店 标 准安排 ，由办公室报领导批准 用餐标准 子公司 、分公司 领导 有食堂按工作餐标准尽量在 食堂就餐 ，不配备食堂的 每餐 接待标准为 100 元/人 1、 以上标准既包含 从公司领用酒 ，也包含 外购酒及饮料等 。使用 高档烟酒须经主要领 导批准 ； 2、 午餐招待原则上 不饮用酒类 ，确有需要 时也应适量控制 ；接待 所需烟酒原则 上自备 ； 领用 公司烟 酒须经接 待部门领导与办公室 会商后报 分管 领导批 准； 3、 如未配备食堂 ， 接待用餐一般应 由办 公室统筹安排 ，就近安 排饭店招待 。陪客人员 不得随意提高就餐标 准，超过规定标准的部 分自行承担 ，公司不予 报销 。 子公司 、分公司 一般人员 有食堂按工作餐标准尽量在 食堂就餐 ，不配备食堂的 每餐 接待标准为 50 元/人 外单位一般职员 每餐 50 元/人 外单位重要领导 由各部门领导和办公室会商后报领导批准 文娱活动 、 赠送礼品 标准 原则上 不安排文娱活动 ，不赠送贵重礼品 、纪念 品，特殊情况应事先报 分管 领导批准 。 公室审核 ，由办公室 复核招待 标准并报 分管领导 同意 后方可执行 。 业务招待费 申请单 一式两份 ，申请部门和办公室各执一份 。交际费要坚持不超时序的原则 （即一月费用必须在四月前 报销 ，以此类推 ，下同 ），超出当季度时序进度的不 予报销列帐 。考虑到企业经营工作实际 ，董事长和集团公司高管不须填写 业务 招待费申请单 ， 但也要坚持不超时序 、总额控制的原则 。 3.3.1.7 一次报销 6000 元以下的 逐级上报 ，由分管领导 最终 批准 ；一次报销 6000 元（含）以上的逐级上报 ，最后由 集团总经理 最终 批准 ，详见 费用报销授权权 限一览表 。 公司重大接待活动主办部门应专项申请费用额度 ，在额度内开支 。 部门负责人发生的交际费经部门第二负责人签字 ，按审批的权限报 分管领导 或集团总经理 审批 ；分管领导 及高管级 以上人员的交际费用由集团总经理授权签 批； 3.3.1.8 各部门分别设置 各部门 交际应酬费台帐 ，集团 高管 级以上人员 单设个人 交际应酬费台账 ，财务部应按部门 、费用项目建立明细账 ，各项 交际应酬 费报销 后，各部门 须按真实原则逐笔记录交际时间 、地点和具体内容 ，按月 送交财务部 会计 审核无误后签字 。各部门交际费台账根据需要提交部门 领导 、分管 领导 、总 经理审阅 。 3.3.1.9 交际应酬 费报帐时实行两单 一票 的原则 。招待费发票 必须用中文注明开 支内容 、日期 、人数 、金额等 , 并由经办人签字 。由接待人员在招待任务完成之 后的一周内凭财务规定的费用报销单 、业务招待费申请单 和招待费用的正式发 票、到办公室验证 ，由办公室确认 单次招待节超情况 后，再持 费用报销单 、业务 招待费申请单 和正式 发票 按报销审批程序审批 ，由出纳办理付款 。 3.3.1.10 负责接待人员未按规定将业务招待申请单送交办公室复核招待额度及 验证招待节超情况 ，每发生一次扣罚经办人部门领导和负责接待人员各 200 元； 办公室 收到业务招待申请单而 未能 在招待前 严格按标准 复核招待 额度 、未能在招 待后验证招待费节超情况 ，每发生一次罚办公室 负责人 200 元，各部门未能做好 每季度时序进度控制的 ，每发生一次罚相关部门 负责人 200 元，负责接待 人员 在 申请中有虚假行为 ，每发生一次扣罚该部门 负责人和接待人员各 500 元并通报批 评。 3.3.1.11 财务部按年度评 审各部门执行交际应酬费制度情况 ，对实行交际应酬 费总额控制和严格执行单次招待标准且厉行节约的部门给予 1000-3000 元奖励 。 3.3.2 差旅费差旅费差旅费差旅费 3.3.2.1 审批权限审批权限审批权限审批权限 各部门 执行出差任务前 ，应填写 出差 申请 表， 经部门负责人签字 并报办 公室审核 后执行 。差旅费要 坚持不超时序的原则 ，超出当季度时序进度的不予报 销列帐 。考虑到企业经营工作实际 ，董事长和集团公司高管不须填写 出差申请 单，但也要坚持不超时序 、总额控制的原则 。 部门职员的差旅费由部门 领导 批准 ，财务部审核 ，一次报销 6，000 元以 下 的差旅费用须报 分管领导 最终审批 ，一次报销 超过 6000 元（含）以上 的由集团 总经理 最终审 批。 部门负责人发生的差旅费经部门第二负责人签字 ，由财务部审核后 ，按审批 权限 报分管领导 或集团总经理 审批 ；集团公司高管 领导的 差旅 费用不论金额大小 由集团总经理签批 。 3.3.2.2 报销标准报销标准报销标准报销标准 A往返交通费 公司职员公务出差可乘坐 汽车 、火车或 飞机等交通工具 。非紧 急外出 ，原则上以陆路交通为优先出行方式 ，如果有打折的机票比陆路交通票还 要优惠的 ，也可乘坐飞机 ，费用 按标准凭票报销 ，具体标准按本制度规定执行 。 B出差 住宿费在下列规定的金额标准内 或星级酒店标 准内 报销 。 职 别 最高住宿标准 最高长途交 通标准 最高市内交 通标准 最高乘机标准 备注 集团董事长 按实报销 按实报销 按实报销 按实报销 1、 因公商务乘机 人员 应 当选择经济合理的 飞 行路线 ，选择经济舱 为主 ，并尽可能购 买 往返 折扣 机票 。 2、 因公商务出国人员在 外期间 ，根据出访任 务需乘坐陆上 、水上 交通工具的 ，应本着 集团 高管 四星级酒店 飞机票 /软卧 出租 商务舱 部门负责人 300 元 /晚 /人或 三星级酒店标准房 飞机票 /软卧 出租 飞机 经济舱 节约的原则 ，事先在 费用开支预算中体 现，凭有效交通票据 实报实销 。 3、 专业考察出国 、奖励 及福利出国住宿费用 应本着节约的原则 ， 由组团单位参照因公 商务出国标准予以安 排，并包含于总体组 团费用 ，不再另行单 项报销 。 业务主管 200 元 /晚 /人或三星级酒店标准房 软卧 /软座 经部门领导 同意出租 / 公交 紧急情况下飞机 经济舱 一般 职员 150 元 /晚 /人或快捷酒店标准房 软卧 /软座 经部门领导 同意出租 / 公交 紧急情况下飞机 经济舱 乘坐火车 ，从当日晚 7 时至次日晨 7 时乘车 6 小时以上的 ，或连续乘车超过 12 小时 ，可购同席卧铺票 ，凭票实报 。订票费用按每张票 最高 30 元标准执行 ， 低于 30 元的按实际 订票费用 执行 。出差人员乘坐汽车 ，应按票面 载明起止地点 的正规电脑打印汽车 发票据实报销 （包括保险费 ）。 轮船原则上按低于等于二等 舱的标准据实报销 。除乘坐火车外其余票不考虑订票费用 。 出差住宿费超出规定金额或标准的 ，出差人员 应先将报销发票呈分管领导在 住宿发票上签批意见 。然后 经部门 领导 、财务领导 审核后 ，按审批权限报批后 方 可报销 。两人以上同行出差 ，可与职级最高者入住同一酒店 ，但限于标准间 。入 住酒店应选择签约酒店 。 C对于自行安排住宿而不报销住宿费者 ，每晚补贴 100 元；出差 由对方单位提 供住宿 的、出差 住在集团所属公司 宿舍 的、出差至 父母及家庭所在地的 ，不发补 贴。 D出差 伙食 补助费 除董事长按实报销外 ，其他员工 不分职级 ，按一般地区 80 元 /天，特殊地区 （指北京 、上海 、深圳 ） 90 元 /天，港澳按 120 元 /天。集团及部 门异地会议 、各种培训 等食宿费用全包的 ，不发补助 。出访欧洲 、美国 、加拿大 、 日本 、新加坡 、澳大利亚 、新西兰 等发达国家 伙食费用不得高于 35 美元 /人 /天； 出访非洲 、蒙古 、哈萨克斯坦 、东南亚等欠发达国家按 不得高于 20 美元 /人 /天。 E出差交通费 可报销 出发至 机场的士费或机场大巴费 。出差地市内交通优先 采用公共交通 ，确因业务需要乘 坐出租的 ，一天的出租车费用报销额度不得高于 50 元。出差地至机场的交通费 在标准内 按实报销 。出租车费用超过标准 ，出差 人须将出租车票呈分管 领导 在出租车票上 签批 意见 。由出差地 单位负责 接送的不 再报销交通费 。实行机打票据的城市只认可机打票据 。 F因公 差旅 费等 在报销标准内 实报实销 。事前经本部门领导批准 , 出差期间就 近返家探亲的 ，个人承担其绕道交通费 ，不发绕道及在家期间的出差补助费 。出 差一律按最近路线计算里程 ，严禁绕道 ，绕道不予报销住宿费 、伙食补助费 。出 差人员自带车辆的 ，一律不报销交通费 。 G集团公司 人员应邀请出差到 子公司 、分公司 ，经协商 由子公司 、分公司 承担 的部分 费用 ，应将机票 、房费发票直接交由承担单位 报销 。已有承担单位报销的 部分 费用 ，集团公司 不再 重复报销 。 3.3.2.3 报销报销报销报销 要求要求要求要求 A交通费 、住宿费 、伙食补助可于出国前由组 团负责人或负责人指定专人从财 务部借款 ，并统一掌握 ，统一使用 ，回国后凭有效发票报销 ，特殊情况可包干使 用。 B出差人返回后 一周 内在出差申请 表上填写出差事项办理结果 ，并交 办公 室确认实际出差天数 ；各种 有效 报销凭证必须 将开支内容 、日期 、人数 、金额 等 不明确的内容 用中文 补全 , 并由经办人签字 ；填写 出差费用报销单 ，注明 实际出差日期 、起讫地点 、工作内容 、报销项目 、金额等 ，以发票 、出差申请单 作报销附件 ，按审批权限报批 ，由出纳办理付款 。 3.3.2.4 奖惩规定奖惩规定奖惩规定奖惩规定 A各部门未能做好每季度时序进度控制的 ，每发生一次罚相关部门 负责人 200 元，出差 人员 在报销 中有虚假行为 ，每发生一次扣罚该部门 负责人和 出差 人员各 500 元并通报批评 。 B财务部按年度评审各部门执行差旅费制度情况 ，对实行 差旅 费总额控制和严 格执行单次 出差费 标准且厉行节约的部门给予 1000-3000 元奖励 。 3.3.3 交通交通交通交通 补贴及伙食补贴补贴及伙食补贴补贴及伙食补贴补贴及伙食补贴 3.3.3.1 交通 费包含 职工上下班交通 补贴及因公市内外出交通费 。 3.3.3.2 交通 补贴标准 职务级别 上下班 交通费 市内外出交通费 私车公用 市内外出交通费 公共交通 交通补贴标准 （元/月） 外 勤 （元/月） 外勤及内勤 （元/月） 集团董事长 实报实销 实报实销 实报实销 集团 高管 200 500 实报实销 部门 负责人 200 400 实报实销 一般员工 200 300 实报实销 外勤人员因公在本市内外出发生的交通费 ，自购车享受私车公用补贴的 ，不 再报销 市内 公共交通费用 。 外勤人员或内勤人员乘坐 公司车辆或享受私车公用补贴的自购车外勤人员 车辆外出办事 ，不再报销公共交通费用 。 未享受私车公用补贴的外勤人员或内勤人员乘坐公共交通车辆外出办事的 ， 据实报销市内公共交通费 。 3.3.3.3 交通 补贴 以员工当月考勤记录为依据计算 ，出差 、各种假期按天扣除 。 由公司安排车辆无交通费 。 3.3.3.4 每月初由办公室根据上月考勤记录编制补贴表 ，经办公室 主任复核 、财 务部复核 、分管领导签批后 ，财务部出纳付款 。 3.3.3.5 伙食补贴标准 集团公司根据实际情况配备员工食堂 ，食堂就餐补助标准为 15 元/人/天， 包含米 、菜、调料 、水、电及煤气费 ，凭发票按月或按周报销 。未能配备食堂的 办公区按 15 元/人/天由办公室和交通补贴一起制表按审批流程发放伙食补助 。 3.3.3.6 临时外出误餐补贴标准 员工临时外出前均应填写临时外出申请单 ，由部门领导 、办公室确认 ，办公 室按每餐 20 元/人标准核定外出期间未能在食堂就餐的误餐费 ，临时外出申请单 作为误餐费补贴报销附件 。除上午 10 点以后接到特别任务的员工外 ，员工应在 上午 10 点前通知办公室不能在食堂就餐 ，办公室应同步通知食堂厨师减少就餐 人数 ，避免浪费 。 3.3.3.7 除上午 10 点后且在午餐 时间 前临时紧急任务外 ，对未能在 10 点前通知 办公室减少食堂就餐人数的外出员工 ，可以报销误餐费但要扣罚 15 元/餐。对虽 未外出但不在食堂就餐的员工应在上午 10 点前通知办公室减少食堂就餐人数 ， 如未通知办公室减少就餐人数则要扣罚 15 元/餐。如因办公室向厨师通知食堂就 餐人数不准确而至厨师多做发生浪费的 ，按伙食标准 、多做人数总额扣罚办公室 报数人员 。如办公室报数准确 、属厨师多做发生浪费的 ，按伙食标准 、多做人数 总额扣罚厨师 。 3.3.3.8 职员调动 、搬迁 职员办理由 子公司 、分公司 调入 集团 公司的调动手续 ，持调令并 按差旅费 报销 批 准报销交通费 。超出报销 标准的须经 分管领导 审批 。 3.3.3.9 高校毕业生 费用报销 A外地来 集团公司的 学生路费报销 1）学校到公司的路程乘火车超过 6 小时以上 ，可乘坐 火车 卧铺，凭火车 票报销 ， 若乘坐飞机的则凭机票折抵 卧铺 火车票价给予报销 ； 2）学校到公司的路程乘火车在 6 小时以内 ，凭火车票 座票报销 ，若乘坐飞机 或 卧票的则凭机票 及卧 铺火车票 折座 位火车票价给予报销 ； 3）可报销单程交通费 ； 4）报到当天凭 车票或机场大巴票 在 50 元定额 范围内据实报销 市内交通费用 ； B免费为外地实习生安排住宿 ，本地就读学生或本地生源不安排住宿 ； C. 因公司 安排的工作而需要发生的交通 、住宿等费用 ，在一般职员标准内的 ， 由公司承担 ； 3.3.4 车辆及司机费用车辆及司机费用车辆及司机费用车辆及司机费用 3.3.4.1 油料费 、停车费 、修理费 、过路过桥费等日常费用 ，按照 车辆管理 规定 要求 ，各种 有效 报销凭证必须用中文注明开支内容 、日期 、数量 、金额等 , 并由经办人签字 ，由经手人填制 费用报销单 ，经办公室主任审核 , 报财务部审核 、 分管领导批准 后实报实销 。但一次报销 6000 元（含）以上的 车辆及司机 费用另 须报集团总 经理 审批 。 3.3.4.2 司机违 反交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿 的部分后由 司机本人承担 ；因司机个人工作失职造成的违章停车 、违章驾驶 、未 及时年审等罚款费用由司机个人承担 。 3.3.4.3 司机出全勤并安全行驶的 ，每月发放安全行驶奖 150 元。安全行驶奖由 办公室 按月制表 ，经公司领导 批准 ，财务部审核后支付 。 3.3.4.4 集团各部门和集团所属公司使用公司车辆的 ，费用归属于用车单位 ，非 集团内单位使用公司车辆 ，应即时进行款项结算 。 3.3.4.5 司机 按照出差标准报销出车期间的就餐费 ，随乘车领导一起就餐或客户 免费提供就餐的 不再报销餐补 。为准确归集各部门车辆及司机 费用 ，司机不得代 乘车人报销就餐费 。 3.3.5 职员培训费用职员培训费用职员培训费用职员培训费用 3.3.5.1 职员脱产培训和业余进修 、出国考察所发生的有关费用按照 办公室 的有 关规定执行 ，其中交纳的培训费用记录在培训项 目下，就餐补助 、住宿费 、交通 费按职员所在部门核算在差旅费项目 。 3.3.5.2 职员到专门机构作短期培训 ，需经本部门 领导 签署 ，6000 元以下的 培训 费用应经 办公室 签署 ，再报 集团公司副总 审批同意 ；6000 元（含）以上的培训 费用 应报集团总经理批准 。 3.3.5.3 培训费用按 “受益者承担费用 ”的原则进行管理 ，费用归属在 受益 部门 、 受益 公司项 目下。 3.3.6 书报资料及周刊费书报资料及周刊费书报资料及周刊费书报资料及周刊费 用用用 用 3.3.6.1 书报资料费按部门发生额进行核算 。由于工作需要购置的专业用书 ，应 填写 请采购单 ， 经本部门 领导 批准后购买 ，凭发票到图书保管员处办理验收 登记 、借阅手续后 ，凭发票报销 。但一次购置在 1000 元（含）以上的报集团 公 司总经理审批 。 3.3.6.2 年度报刊杂志由 办公室 统一办理订阅 ，费用按部门核算 。 3.3.6.3 报刊费用按 “受益者承担费用 ”的原则进行管理 ，集团公司 各部门 、集 团各所属公司应承担供职员阅读 报刊的工本费用 。 3.3.6.4 报刊印刷费用 、稿费支出应建立台帐制度 ，报销时应附明细清单并随带 台帐 。 3.3.7 通讯费用通讯费用通讯费用通讯费用 3.3.7.1 集团公司 各项通讯费用归口 办公室 管理 ，按职员所在部门进行核算 。通 讯费用报销标准及报销范围见下表 3.3.7.2 通讯费用 仅指员工通讯录中所留手机号产生 的通讯费 。通讯费 按月度凭 有效的手机 话费 分项 清单 发放或报销通讯补贴 ，超过额度部分由个人承担 ，低于 额度按实际发生额报销 ，定额票及其他单据均无效 。对不能在本月内提供上月手 机话费分项清单给办公室的员工 ，不再予以发放或报销上月通讯补贴 。 3.3.7.3 集团公司 有关人员的通讯费用报销标准变动 ，应附 业务情况 分析 和过去 三个月通话 费用 记录 ，由所在部门 领导 签署意见后 ，报办公室签署意见 ，交集团 公司分管领导 审批确定 。 职 级 最高 报销标准 （月） 范 围 集团董事长 实报实销 手机通话费 、短信费 、上网费 集团 高管 级（含）以上 500 手机通话费 、短信费 、上网费 部门 负责人 350 手机通话费 、短信费 、上网费 业务主管 250 元 手机通话费 、短信费 一般 员工 （内勤 /外勤 ） 100 元 /200 元 手机通话费 、短信费 3.3.8 会议费会议费会议费会议费 3.3.8.1 应严格控制会议费支出 。一次性会议总费用 （含吃饭 、住宿 、场地 、交 通等费用 ）2 万元 以下的报 分管领导 审批 ，在 2 万元 （含）以上时应报集团总经 理审批 。 3.3.8.2 公司承办董事会日均 餐费 限额标准每人每天最高 120 元；由公司承办主 要有外单位人员参加的会议 ，按出席人员级别 ，日均 餐费 限额标准每人每天最高 80-150 元；公司召开的 办公 会、安全工作会议 、经营工作会议等内部会议日均 限额标准每人每天最 高 100 元。以上日均餐费限额标准包含外购及自带烟酒饮 料。 （一）各部门需要召开各种类型的会议 ，应在会议召开之前向办公室提出申 请，填写 会议 费申请 表， 将会议性质 、会议内容 、会议规模 、地点 、出席会 议人 员、与会人 数、会议天数 、人均日费用标准 列明 ，经办公室审核同意 ，报公 司分管领导批准 。 （二）经办人报销会议费时 ，须在报销单后附上经批准的 “会议 费申请 表”， 经预算责任部门负责人 、财务部负责人批准后 按审批权限 报销 。 3.3.8.3 招待 费参照 交际应酬 费管理 规定 执行 。各部门分别为部门年度 会议 费预 算责任单位 。 3.3.9 其他其他其他其他 非例常费用非例常费用非例常费用非例常费用 3.3.9.1 各部门对于在正常费用项目之外 、非经常性发生 、或虽经常发生但个性 差异很大的非例常费用 ，如公司宣传推广等活动费用 、咨询顾问费等 。该项费用 已经列入年度预算 ，均应在发生时走审批流程报批 ，单项费用总额 2 万元以下 ， 经部门领导审核 、财务部审核 、分管领导批准 ，报财务部存查备案后执行 ；单项 费用总额 2 万元 （含）以上 ，应报部门 领导 、财务部审核 、分管领导 、总经理 批准后执行 。 3.3.10 加班餐费加班餐费加班餐费加班餐费 员工在正常上班时间工作饱和 且无法完成紧急任务 的情况下 ，填写加班申请 单，各部门领导应从工作任务紧急性 、重要性出发审批加班 。经批准同意 需要加 班的职员 ，加班餐费规定如下 3.3.10.1 配备食堂 且食堂供应加班就餐 的，在公司食堂用餐 ； 3.3.10.2 不配备食堂的各集团办公区 或周日及其它假日加班的职员 ，按出差伙 食的每餐 标准凭 费用报销单 、加班申请单 经分管领导 审批后办理报销 。加班餐费 并入 “交际应酬费 ”，作为部门直接费用考核 。 3.3.11 医药费医药费医药费医药费 3.3.11.1 公司为职员购买医疗保险 ，可凭医疗卡到医院就医 ，不再报销医药费 用。 3.3.11.2 按国家相关法律规定 ，在医疗保险外应由公司支付的医药费 、体检费 等，6000 元以下由分管领导批准 ，6000 元（含）以上由集团总经理批准 。 3.3.12 行政后勤费用行政后勤费用行政后勤费用行政后勤费用 3.3.12.1 行政后勤费用归口 办公室 管理 。6000 元以下的小额维修 、环境美化与 保护 ，水电 、通讯 、以及文具 、物料 等低值易耗品的购买等 ，结合物资管理 规定 ， 由办公室主任 审核后，经财务部审核后 ，报分管领导批准凭据报销 。6000 元（含） 以上上述支出报 集团公司 总经理 审批 。 3.3.12.2 维修 、改造 、环保性质的费用均需提交专题报告 。 6000 元以下 的最 终批准人是 分管领导 ，6000 元（含）以上的最终批准人是集团总经理 。 3.3.13 其他费用其他费用其他费用其他费用 3.3.14.1 其他费用如 公司 上市费 、公司 年会 、节日庆祝会 、团体旅游 活动费等 ， 分别由归口部门管理 。由公司负担费用的每次活动 ，承办部门均应事先列示预算 ， 报部门 领导 、分管领导 和总经理审批 。每次能明确服务对象的公司活动费用等应 由受益对象承担 。 3.4 资产及物料用品购置资产及物料用品购置资产及物料用品购置资产及物料用品购置 3.4.1 各部门需购置固定资产 （指使用年限在一年以上 的物品 ）， 应按 固定资 产管理制度 执行 。 3.4.2 各部门需购置一般办公用品 、办公家具 、其它用品等 ，单位价值在 20000 元以下时 ，由使用部门填写 “办公 物资请 采购 明细清 单”，先交办公室确认库存 情况 ，若库存不足 ，报本部门 领导 批准 、财务部审核 ，分管领导批准后采购 ；如 同意购置 ，办公室 经办人 购置 、验收后 填写 “费用报销 单”， 随“办公 物资请 采购 明细清 单”、“验收单 ”一同交由财务部审核后付款或凭据办 理报销手续 ， 费用归属在申请部门项下 ；如需购置电脑设备的单位价值超过 6,000 元时 及个人 购置手提电脑作为办公设备的 ，应具专题报告 。 3.4.3 各部门需购置单位价值在 20000 元（含）以上的 其他设备 、办公用品 、办 公家具 、其它用品等 资产 ，应填妥 “办公物资请采购明细清单 ”，报本部门 领导 批准 、财务部审核 、分管领导审核 、集团总经理 审批 。 3.4.4 购置车辆 、办公楼宇 、房屋以及其它单价在 2 万元以上固定资产需报 集 团总经理审批 。 3.5 集团集团集团集团 各各各 各办公区 办公区办公区办公区 的费用报销的费用报销的费用报销的费用报销 3.5.1 为准确归集和考核各公司运营成本 ，常驻集团公司 苏州 办公区的职员 在集 团财务部报销 ，长期担任或派驻至集团子公司 、分公司工作的职员在各子公司和 分公司的财务部报销 。 3.5.2 集团公司各 职能部门 苏州办公区 执行 集团公司 费用报销标准 ，其他办公区 如有特殊地域因素 ，可专项报告要求作单项调整 ； 3.5.3 为准确归集 集团公司 各职能部门费用 ，集团公司北京办公区签证人员的相 关费用预算 、费用计划 编制 工作及费用报销工作均在北京代表处财务部办理 ，集 团公司北京办公区其他人员 、集团公司苏州办公区 人员 （除鼎铭置业项目部人员 外）的费用预算 、费用计划编制工作及费用报销工作均在集团公司苏州财务部办 理，天津办公 区人员 的费用预算 、费用计划编制工作及费用报销工作均在天津公 司财务部办理 。各办公区费用预算 、费用计划 编制工作 应和报销 工作保持 统一 性， 严禁一人或一个部门同时在两个公司报销的情况发生 ，既便于办理报销审批 ，也 便于 汇总各类费用实际发生数据 ，考核 各职能部门 费用预算 、费用计划执行情况 。 3.5.4 各区域管理机构费用报销标准及报销办法 参考 集团 公司费用报销 管理办 法执行 。 3.5.5 各办公区应严格按照本规定要求办理费用报销 ，未经集团公司财务部同 意，对擅自在本规定外公司财务部报销的员工按每次 500 元扣罚并通报批评 ，对 不属于本公司 财务部审批报销范围擅自在本公司报销的分管领导和财务部负责 人分别按每次 500 元扣罚并通报批评 。 3.6 费用分摊及代垫付费用费用分摊及代垫付费用费用分摊及代垫付费用费用分摊及代垫付费用 3.6.1 集团公司 管理费用在 集团公司 收入不足或无收入情况下 ，实行向下属全资 公司分摊 ，分摊办法遵照国家相关制度规定 。 3.6.2 为遵循发票抬头与费用受益单位统一的原则 ，集团公司 为下属公司代垫付 费用时 ，不论金额大小 ，都必须取得户名为下属公司名称的发票 。集团公司 在总 签约或总代理需下属公司承担的费用 ，收款单位必须开具各公司名称的明细发 票。 3.6.3 集团公司各 职能部门发生的费用 在集团财务部报销后应由 各公司承担的 ， 若费用金额在 500 元（含）以上 ，如培训费用 、报刊费用 、差旅 费等费用由相关 部门提供凭据 ，集团 财务部 向各公司办理 收款 。500 元以下的 零星垫付费用如办 证费 、邮寄费 、培训及会议时的食堂就餐费等不再 向各公司 收款 。 3.7 费用报销付款费用报销付款费用报销付款费用报销付款 为提高工作效率 ，减少现金流通量 ，原则上 通过银行 转账 支付报销款 。 3.8 解释权限解释权限解释权限解释权限 3.8.1 本规定自 2012 年 1 月 1 日执行 ，本规定与相关规定不符的 ，执行新规定 标准 。 3.8.2 集团财务部负责对本制度的解释 。